MIJN 3 FAVORIETE TOOLS OM EEN PRODUCTIEVE BLOG PLANNING TE MAKEN

Een planning maken (van zowat alles wat ik nog wil doen) is voor mij essentieel! Ik raak anders echt het overzicht kwijt, mijn takenlijst wordt te vol en vervolgens ben ik zo overweldigd dat er niets meer uit mijn handen komt…en ik me aan het einde van de dag gefrustreerd en onproductief voel. Geen fijn gevoel.

Herkenbaar?

Laat me je dan meenemen door mijn proces om een productieve (blog) planning te maken, zodat jij niet meer gefrustreerd hoeft te zijn!

Waarom wil jij een planning maken?

Zit je te wachten op extra werk? Vast niet! Maar waar een planning maken eerst extra werk betekent, levert het je tijdwinst op wanneer je hem implementeert. En dat wil je natuurlijk wel!

Vind & behoud overzicht

In de wildwaterbaan van je vak uitoefenen, social media bijhouden, met en voor je klanten werken, vrije tijd en blijven leren en groeien…kun je makkelijk het overzicht kwijtraken. Een planning, of meerdere, helpen je dat overzicht te vinden en te behouden, zodat je productief kunt werken en vrij nemen.

Ben je, net als ik, heel visueel ingesteld? Dan werkt de (digitale) planning prima! In een oogopslag kun je de dag/week/maand/kwartaal overzien, inschatten hoe ver je al bent en plannen wanneer je vrij wilt zijn.

En dat geeft rust.

Zie je focus

Door overzicht te creëren, zie je ook waar je focus moet liggen!

Wanneer je een planning bijhoudt, weet je wat je allemaal nog moet doen en wat je al af hebt. Maar je ziet ook direct waar nog mogelijkheden liggen, waar je nog gaten kunt opvullen en hoeveel je nog moet afronden.

Zo kun je de onderdelen die al goed zijn, of zelfs af zijn, naast je neerleggen en je aandacht volledig richten op die zaken die je nog moet doen.

En kun je dus heel productief en efficiënt werken.

Dat voelt zoveel beter dan het gevoel hebben dat er nog van alles moet gebeuren!

Zo maak je een blog planning

Er zijn vele manieren om een (blog) planning te maken. In deze blog beschrijf ik mijn proces, waar ik al veel aan geschaafd heb en nog steeds aan het ‘perfectioneren’ ben. Je blijft altijd doorgroeien en leren, verbeteren en aanpassen; je tools om efficiënt en productief te werken, groeien dan ook met je mee.

Voor het maken van mijn blog planning heb ik drie tools die ik eigenlijk altijd gebruik: Evernote, Trello en Word. Ik heb ze inmiddels zo ingericht dat ik elke tool voor een specifiek onderdeel van mijn proces gebruik, zodat ze elkaar aanvullen in plaats van elkaar verwarren.

Het zijn handvaten waar jij ook veel aan kunt hebben!
Ik neem ze met je door van het begin tot het einde van mijn werkflow. Natuurlijk zijn ze ook goed door elkaar te gebruiken, maar in het kader van een nieuwe werkflow aanleren, beginnen we bij het begin. Gaandeweg wanneer je ze gebruikt en leert hoe ze (voor jou) het prettigst werken, pas je ze aan en ga je er anders mee om. Wie weet sla jij straks Evernote over en gebruik je alleen Trello. Het is maar net wat voor jou het beste werkt!

1. EVERNOTE: VOOR SNELLE, KORTE TEKSTEN & TAKEN

Deze notitietool werkt met (verrassing!) notitieboeken en losse notities. Het is een gratis app die je ook kunt uitbreiden met een betaalde variant. Voor mij is de gratis editie meer dan voldoende: 60 MB per maand. Binnen de app kun je notities terugvinden op basis van:

• Je notitieboeken
• Je labels
• Je recente notities

Notities & ideeën

In Evernote kun je notities maken. Notities kunnen van alles zijn: taken, ideeën, afbeeldingen, links, enzovoorts. Deze notities bundel je in notitieboeken.

Geef je notitieboeken heldere namen, zodat je snel kunt zoeken in welk boek je welke notities hebt geplaatst. Binnen je notitieboek worden de losse notities geordend van meest recent gebruikt tot minder.

Labels

Daarnaast geef ik mijn notities ook labels, waardoor je nog beter onderscheid kunt maken op categorieën, tags, taken en wat al niet meer. Ook hier geldt: houd het zo simpel en helder mogelijk voor betere vindbaarheid!

Gratis versie van Evernote

Alles wat ik bedenk, zet ik meteen in Evernote. Met de gratis versie kun je de app op twee apparaten zetten, die met elkaar synchroniseren. Ik heb Evernote op mijn MacBook en op mijn IPhone; mijn telefoon heb ik eigenlijk altijd bij me, dus een notitie of idee opschrijven, is dan supersnel geregeld!

Evernote is mijn digitale notitieboek, waar ik echt niet meer zonder kan.

2. TRELLO: OVERZICHT EN PLANNING

Alle notities en geweldige ideeën moeten natuurlijk ook verder verwerkt en ingepland worden: daarvoor gebruik ik Trello.  Binnen Trello kan je schuiven, maken en archiveren (onder andere), zodat jouw planning helemaal op jouw voorkeuren wordt aangepast.

Ook hiervan gebruik ik de gratis variant, maar ik moet eerlijk bekennen dat ik de 10 borden die je daarin hebt eigenlijk te weinig vindt.

Borden & kaarten

Per onderwerp, thema, onderdeel kun je een bord aanmaken. Deze is het makkelijkst te vergelijken met een prikbord. Hierop ‘prik’ je alle notities en ideeën als kaarten.

Voor De Beschrijfster heb ik altijd een bord open met mijn weekplanning. Elke zondag of maandag leg ik mijn agenda naast Trello en plan de kaarten in die ik nodig heb.

Kaarten met taken die ik de voorgaande week niet (volledig) heb afgekregen, worden opnieuw ingepland.

Precies zoals ik het handig vind!

Kleurlabels

Binnen je borden kun je ook werken met kleurlabels. Ik heb bijvoorbeeld labels met namen als ‘social content’, ‘blog content’, ‘belangrijk’. Helder en overzichtelijk, zodat ik direct zie wat er voor soort taken openstaan.

Checklijsten

Mijn brein werkt het beste wanneer er korte steekwoorden als taken staan. Netjes onder elkaar, met een boxje ervoor: checklijsten dus.

Je maakt in een kaart een lijst met alle kleine taken en vinkt die een voor een af, tot je klaar bent. Dat voelt SUPER! Je Trello kaart houdt duidelijk bij hoeveel van je punten nog open staan (of afgevinkt zijn), waardoor je elke keer als je het bord opent duidelijk ziet wat je nog moet doen.

Power-ups

Per bord mag je ook een Power-up aanzetten (gratis); ik kies meestal voor de kalenderfunctie, omdat ik Trello echt als planningtool gebruik. Een datum kunnen prikken en een kalender visueel kunnen openen, is daar wel handig voor.

3. Word: het echte schrijfwerk

Oud & vertrouwd, dat is Word.
Hier begint, voor mij als tekstschrijver, het echte werk! Na de ideeën en notities verzamelen, deze ordenen en inplannen, mag ik eindelijk gaan schrijven.

Door je documenten in Word dezelfde (of gelijkende) naam te geven als je Trello kaart kun je ze makkelijker terugvinden en bijhouden.

Vanuit Word maak ik mappen aan, waarbinnen ik alles wat bij elkaar hoort, bij elkaar bewaar: teksten, aantekeningen, foto’s en afbeeldingen.

Wanneer ik een tekst helemaal geschreven en geredigeerd heb in Word kopieer ik hem naar WordPress. Daar bewerk ik alle blokken tekst tot de uiteindelijke blog, die ik dan kan inplannen of direct kan publiceren.

Agenda: papier is tijdloos

Alles waar je aan werkt in een digitale werkomgeving hebben, is ideaal: flexibel, duurzaam en veilig bewaard.

Persoonlijk gebruik ik ook graag een papieren agenda, naast alle digitale tools die ik heb. Het tastbare, mobiele en altijd beschikbare van een echte agenda vind ik bijzonder prettig. Daarbij is het ook heel fijn om even schermloos te kunnen werken, vooral als je (net als ik) hele werkdagen achter een scherm zit.

Deze agenda werk ik per week bij met de volgende onderdelen:

• Ik stel einddoelen op, die ik op vrijdagmiddag nakijk hoe ik ze uitgewerkt heb.
• Heldere steekwoorden nemen de belangrijkste, grote punten van mijn Trello planning over.
• Ook andere, niet werk-gerelateerde taken en afspraken staan in deze agenda, zodat ik daar ook overzicht in houd.
• Ten slotte: een mooie agenda waar je blij van wordt, werkt heel erg motiverend!

Zo maak jij ook een productieve (blog) planning!

Met Evernote heb je altijd een makkelijk en snel notitieboek bij de hand. Wanneer je deze app ook op je mobiel hebt, beschik je altijd over al je notities en ideeën: handig en inspirerend!

In Trello kun je heel overzichtelijk meerdere borden met taken en planningen overzichtelijk houden. Kaarten, kleurlabels en eventueel afbeeldingen maken van je Trello borden een helder prikbord, waar je direct overzicht hebt op alles wat je nog wilt doen.

Het vertrouwde Word is en blijft de grote favoriet om je teksten van A tot Z uit te schrijven, te veranderen, te verbeteren en af te ronden. Gebruik duidelijke en herkenbare documentnamen en verzamel alles wat bij elkaar hoort bij elkaar.

Optioneel kun je nog een papieren agenda gebruiken. Het geeft je ogen en hersenen hun welverdiende rust van het turen naar een computerscherm en je kunt hierin al je afspraken mixen terwijl ze wel overzichtelijk blijven.

Maak  het persoonlijk

Deze blogpost geeft handvaten en ideeën, die je naar je eigen voordeel kunt inzetten. Iedereen is anders, werkt anders en vindt andere manieren om te plannen prettiger. Met de gratis versies van Evernote en Trello kun je uitproberen of je deze tools prettig vindt werken (of juist helemaal niet), zonder dat je vastzit aan een abonnement.

Welke tools gebruik jij graag? En waarom? Ik ben benieuwd en altijd op zoek naar leuke, nieuwe apps en tools om te leren gebruiken!

Meer blogs met inspiratie en informatie!